Comment organiser un événement sur notre territoire ?

Sommaire :

Présentation du service PLANU ;
J'organise un événement (une manifestation privée ou publique) ;
J'ai besoin d'un prêt de matériel communal ;
Introduction et cheminement du dossier de sécurité ;
Traitement du dossier de sécurité une fois introduit ;
Décision du collège communal ;
L’autorisation.

Service PLANU (Planification d’urgence)

Les communes ont l’obligation d’identifier les risques situés sur leur territoire respectif et déterminer leur importance par une analyse des risques et ce, conformément aux différentes législations en vigueur.

Lors de cette analyse, les risques seront déterminés, évalués et hiérarchisés afin de permettre la réalisation et l’organisation des différents plans d’urgence et d’intervention, lesquels reprennent l’ensemble des moyens mis en œuvre par les autorités territoriales pour en minimiser les impacts sur la population, voire pour tenter de supprimer des dangers potentiels ou diminuer les risques et de définir ceux-ci comme acceptables et contrôlés.

Le CPU «coordinateur planification d’urgence» est l’agent communal qui est chargé de l’exécution des différents plans d’urgence et d’intervention ainsi que la gestion de crise liée à la planification d’urgence au niveau local.

Membre de la cellule de sécurité communale il agit comme un guide dans cette discipline, c’est sous la direction de la Bourgmestre qu’il coordonne les missions de la planification d’urgence, anime les travaux de la cellule sécurité et coordonne le secrétariat, il conseille l’autorité compétente et veille à la mise en place des collaborations nécessaires avec les différents services, autorités et autres partenaires.

Le CPU donne son avis sur les mesures à prendre dans le cadre de manifestations de grande ou de moyenne importance ou pour les événements provoquant de grands rassemblements de personnes.

J'organise un événement (une manifestation privée ou publique)

Qu'il s'agisse d'une fête, d'une manifestation publique, de petite, moyenne ou grande ampleur, tout organisateur d’une activité rassemblant du public, que ce soit dans un lieu privé ou sur la voie publique, doit introduire une demande d'autorisation écrite auprès de M. la Bourgmestre.

Je suis organisateur d’une manifestation privée :

Qu’est-ce qu’une manifestation privée ?

Une manifestation privée est une activité où chaque participant est présent sur invitation. Il doit justifier d’un lien personnel et individuel avec l’organisateur. On retrouve dans cette catégorie les mariages, fêtes d’anniversaire, fêtes d’entreprise, etc.

Que dois-je faire ?

Dans ce cas, je ne dois pas remplir de dossier de sécurité, mais mon événement doit se dérouler de façon à ne créer aucun « dérangement » public. Il faut donc vous conformer au RGP (règlement général de police). La manifestation ne peut en aucun cas porter atteinte à la tranquillité, la sécurité et la salubrité publique.

Par ex. : si votre événement risque de poser problème au niveau des stationnements il est recommandé de remplir un dossier de sécurité et de demander les arrêtés de police adéquats.

Je suis organisateur d’une manifestation publique :

Qu’est-ce qu’une manifestation publique ?

Une manifestation publique est une activité librement accessible au public, gratuitement ou non, qui n’est pas fondée sur un lien personnel ou individuel entre l’organisateur et le participant. On retrouve dans cette catégorie les fêtes de quartier, des concerts, manifestations sportives, culturelles ou folkloriques, etc.

Que dois-je faire ?

Avant toute manifestation publique, j’introduis un « Dossier de sécurité » à l’Administration communale, dûment complété, soit par courrier au service Planification d’urgence – Administration communale – rue de Marchienne 1-5 - 6110 Montigny-le Tilleul, soit par e-mail à l’adresse suivante : aW5mb0Btb250aWdueWxldGlsbGV1bC5iZQ==

En tous cas (manifestation privée et publique) il est hautement recommandé de respecter les règles de sécurité telles que le respect des normes incendies (sorties de secours, taux d’occupation de la salle, etc). En effet, l’organisateur est le premier responsable en cas de problème lié à la sécurité de son évènement.

J’ai besoin d’un prêt de matériel communal :

L’organisateur envoie le « formulaire de demande de prêt de matériel communal » au minimum dans les mêmes délais que le dossier de sécurité. Le tout est à remettre dûment complété par courrier au service Animation – Administration communale – rue de Marchienne 1-5 - 6110 Montigny-le Tilleul ou par e-mail à l’adresse suivante : YW5pbWF0aW9uQG1vbnRpZ255bGV0aWxsZXVsLmJl

Pour rappel, l’organisateur de l’événement est considéré comme le premier responsable pour la sécurité !

Ce dernier endosse une responsabilité importante en matière de sécurité. Il doit se comporter « en bon père de famille » lors de la préparation, l’organisation et le suivi de l’événement. Il a l’obligation de prendre connaissance et d’appliquer toutes les mesures de sécurité qui peuvent, le cas échéant, lui être imposées par la Bourgmestre.

L’organisateur désigne un responsable final qui est présent pendant toute la durée de l’événement.

Ce responsable aura en permanence la surveillance du respect des règles de sécurité ainsi que, tout autre élément pouvant nuire à la sécurité du public et des participants.

Tout club, association,...qui organise un événement public sur le territoire peut faire la demande de gobelets réutilisables auprès de TIBI. Via ce formulaire : https://www.tibi.be/associations/organisateurs-d-evenements.htm

Introduction et cheminement du dossier de sécurité

► Le dossier de sécurité et le formulaire de prêt de matériel communal

Le dossier de sécurité ainsi que le formulaire de prêt de matériel communal ne sont pas de simples formalités, ceux-ci sont à remplir avec la plus grande rigueur par l'organisateur et ce, afin que l'administration communale puisse lancer la procédure, c’est-à-dire au minimum 2 mois à l’avance.

Dans le cadre du dossier de sécurité, si l’organisateur prévoit une manifestation de grande ampleur, il est prudent qu’il adresse sa demande bien plus tôt (au strict minimum six mois) et ce, afin de permettre d’organiser les réunions de coordination relative à la sécurité.

Le collège pourrait ne pas accorder l’autorisation nécessaire s’il apparaît que les délais ne permettent pas d’organiser la festivité en toute sécurité.

A défaut de transmission de la déclaration de manifestation publique, du dossier de sécurité, du formulaire de prêt de matériel communal (si nécessaire), ainsi que ses éventuelles annexes, l’organisation de l’événement pourra être refusée.

Veuillez télécharger ci-dessous les différents formulaires à remplir pour chaque nouvelle manifestation. Il vous est demandé de ne pas réutiliser un formulaire d’une manifestation précédente afin de toujours disposer d’une version actualisée.

Télécharger le dossier de sécurité Pour plus d'information : Service Planification d'urgence - Tél: 071/609.872
Télécharger le formulaire de prêt de matériel communal Pour plus d’information : Service animation 071/609.823 - YW5pbWF0aW9uQG1vbnRpZ255bGV0aWxsZXVsLmJl

Vous trouverez également ci-dessous un folder qui vous donne un aperçu des règles de sécurité lors des manifestations publiques, ce folder doit être obligatoirement lu par l’organisateur et la personne désignée responsable qui s’engagent à respecter les recommandations qui y sont décrites.

Télécharger le folder

► Infos complémentaires

Si tous ces documents sont fournis dans les temps, votre demande sera considérée comme COMPLETE et est, dès lors, recevable.

Dans l'éventualité où ces documents ne sont pas fournis dès l'introduction, votre demande sera INCOMPLETE et ne pourra pas être traitée.

Traitement du dossier de sécurité

► Le dossier de sécurité sera traité dans les plus brefs délais par les services compétents

Les différents avis requis afin de garantir la sécurité de l'évènement et ainsi préserver l'intérêt général et l'ordre public, seront sollicités (notamment le Service PLANU, la Zone de Secours et la Zone de Police …).

Le délai de traitement du dossier par les différentes autorités périphériques à l'administration communale ne dépend pas de cette dernière et peut s'avérer relativement long, d'où l'importance d'introduire le dossier le plus rapidement possible.

Décision du collège communal

► Une fois que les différents avis sont rendus par les services compétents, les dossiers seront soumis à la décision du Collège communal

Il est important de savoir que des délais d'introduction des dossiers au Collège communal sont également prévus.

Les différents dossiers doivent parvenir, le plus tôt possible, aux membres du Collège communal afin que ces derniers puissent étudier les dossiers et ainsi prendre la décision en tenant compte des différents avis rendus.

L’autorisation

► La décision prise par le collège communal

La décision prise par le Collège communale relative au dossier sera communiquée, le plus rapidement possible. La décision positive sera transmise via l'envoi d'une autorisation signée par Madame la Bourgmestre.

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