Recrutement : assistant·e de direction d'établissement scolaire

1. Mission

L'Assistant·e de Direction d'établissement scolaire (m/f) :

• gère les dossiers relatifs à la gestion de la carrière, au turnover et à l'absentéisme du personnel enseignant. Il/elle codifie les données privées et professionnelles liées à la situation de la personne et les transforme en fonction de l'évolution de sa situation. Il/elle contrôle le respect de la réglementation et des conditions et informe les personnes concernées sur le contenu et l'état d'avancement de leur dossier ;
• collabore à la mise en place et au suivi du Plan de Pilotage au sein des écoles communales d'enseignement fondamental ordinaire subventionné.

Il/elle :

• se réfère à la réglementation en vigueur pour les dossiers traités ;
• se réfère aux décrets relatifs à l'enseignement officiel ordinaire subventionné ;
• se réfère aux pactes et décrets relatifs à l'organisation de l'enseignement et au principe de neutralité ;
• actualise le fichier du personnel pour les déclarations dimona ;
• actualise les données du personnel subventionné répondant à des octrois de réductions de charges patronales et primes, en fonction de l'évolution de leur dossier et des délais d'octroi des montants ou de la réduction ;
• actualise les données nécessaires à la gestion de l'absentéisme des enseignants et du personnel extrascolaire ;
• actualise les données relatives aux taux de fréquentation des établissements scolaires ;
• met à jour les calculs des anciennetés de service ;
• met à jour les horaires du personnel enseignant et extrascolaire ;
• met à jour les statistiques à destination de l'one ;
• se tient au courant des dossiers ;
• se tient au courant des évolutions et changements au niveau juridique qui ont un impact sur les données, les traitements du personnel enseignant et extrascolaire et leur gestion ;
• se tient au courant des nouvelles réglementations, consignes afin de répondre adéquatement aux demandes ;
• s'assure de respecter la réglementation en vigueur en matière d'enseignement ;
• veille à agir avec tact, discrétion et équité ;
• veille à favoriser les échanges ;
• veille à respecter les échéanciers, les horaires et la ponctualité ;
• vérifie les présences, les absences et le respect de la réglementation relative aux congés ;
• assure le suivi administratif relatif aux inspections du personnel enseignant dans les écoles ;
• assure le suivi des congés, des réductions de temps de travail et des interruptions de carrières des enseignants et du personnel extrascolaire ;
• assure le suivi des documents du service, de la boite mail, des informations, des dossiers, de la correspondance des cahiers des charges ;
• assure le suivi des dossiers médicaux du personnel enseignant et extrascolaire ;
• complète les dossiers administratifs relatifs aux demandes de subsides, de matériel et moyens divers ;
• établit des contacts ;
• établit les documents relatifs aux prestations du personnel enseignant et extrascolaire, nécessaires au calcul de la paie ;
• gère les dossiers d'engagement des enseignants et du personnel d'accueil extrascolaire ;
• gère les dossiers du personnel ALE dans le cadre des garderies ;
• gère les dossiers liés aux engagements subventionnés ;
• organise la participation du personnel enseignant et extrascolaire au processus de formation continue ;
• planifie et organise son travail ;
• priorise les informations et les dossiers selon leur état d'urgence et d'importance ;
• traite les déclarations dimona à l'entrée en service du personnel (enseignant et extrascolaire) et à la fin de la relation juridique ou contractuelle avec l'administration ;
• traite les demandes de remplacement de personnel et gère les contrats ;
• traite les dossiers de gestion de carrière et nomination du personnel enseignant ;
• traite les dossiers de mise en disponibilité pour maladie ;
• traite les dossiers relatifs aux accidents dans les écoles ;
• dactylographie les P.V de réunion sans faire d'erreur d'orthographe et de contenu ;
• diffuse les décisions de collège, les notes de service, et informations relatives aux projets éducatifs et pédagogiques dans les établissements scolaires ;
• exprime les informations simplement, avec un vocabulaire accessible au public ;
• informe la hiérarchie des besoins des établissements scolaires ;
• lit et connaît les réglementations afférent au niveau d'enseignement, à l'organisation du système éducatif de la fédération wallonie-bruxelles et des législations connexes (législation du travail, des droits d'auteurs...) ;
• prend connaissance de la problématique exposée par les parents d'élèves et en fait rapport à la direction ;
• reçoit les appels téléphoniques, se renseigne, renseigne les interlocuteurs, transmet les messages à d'autres personnes ou services ;
• répond aux questions du personnel enseignant ou extrascolaire relatives à leur traitement ;
• soumet des idées, des projets ;

Complémentairement à ces activités prioritaires, il/elle pourrait également être amené(e) à (liste non exhaustive) :

• rendre un avis, l'argumenter ;
• constituer des dossiers sur différentes thématiques en ayant un regard critique des sources retenues ;
• constituer un cadre de référence théorique sur différentes questions pédagogiques ;
• rédiger des textes : articles, ressources didactiques, résumés, analyses, avis, synthèses, comptes rendus, etc...
• poser des questions pertinentes et puissantes ;
• appliquer (produit/technique) le projet éducatif du pouvoir organisateur ;
• appliquer (produit/technique) les règles de confidentialité ;
• construire une relation fondée sur la confiance et le respect ;
• effectuer des choix et les argumenter ;
• utiliser les principaux outils informatiques ;
• appliquer (produit/technique) le projet éducatif du pouvoir organisateur ;
• appliquer (produit/technique) les règles de confidentialité ;
• construire une relation fondée sur la confiance et le respect ;
• effectuer des choix et les argumenter ;
• faire preuve d'empathie, être à l'écoute de manière active ;
• intervenir lors de conférence, de présentation de projets...
• s'adapter à des situations inédites ;
• s'adapter au profil des interlocuteurs ;
• se remettre en question ;
• accueillir les parents d'élèves en l'absence de la direction ;
• se montrer diplomate avec les interlocuteurs ;
• se montrer discret concernant les informations délicates ou confidentielles des dossiers ;
• aider les directeurs dans la mise en place et la rédaction du plan de pilotage ;
• assister aux concertations organisées par les directeurs ;
• collaborer avec le personnel enseignant et chargé de l'accueil extrascolaire ;
• collaborer dans un cadre fixé ;
• collaborer, participer, travailler en équipe ;
• communiquer de manière directe, ouverte, souple et rassurante ;
• consulter des personnes ressources, des organismes ;
• participer aux concertations organisées par les directeurs ;
• participer aux formations organisées pour le plan de pilotage ;
• contacter les écoles pour compléter les informations ou pour coordonner les activités ;
• investiguer concernant les possibilités de subventions ;
• se renseigner auprès des écoles et partenaires pédagogiques pour compléter les dossiers ;
• développer la qualité de présence.

2. Compétences requises

• rigueur, sens de l’organisation et des priorités (gestion planning/agenda…) ;
• polyvalence et sens du service ;
• bonne communication orale et écrite ;
• esprit d’équipe et de collaboration ;
• capacité d’adaptation ;
• bonne maîtrise informatique.

3. Profil

Disposer d'un diplôme ou titre de bachelier en secrétariat de direction ou bachelier instituteur (trice) maternel ou primaire ou bachelier AESI (baccalauréat ou graduat).

4. Nos conditions

Un premier contrat de 31 heures par semaine sera proposé pour une durée déterminée de 6 mois, renouvelable sur base d’une évaluation positive.

Horaire : 31 heures par semaine.

Barème : D4

L’application de l’échelle barémique D4 au coefficient actuel de liquidation, soit un salaire mensuel brut indexé, pour 31 heures par semaine, de 1.943,80 € en début de carrière et de 2.963,50 € en fin de carrière.

Valorisation de l’ancienneté :

Il est tenu compte de toutes les années de services prestées dans le secteur public et de toutes les années de services en lien avec la fonction prestées dans le secteur privé.

Régime de vacances :

Secteur public (min. 29 jours de congés annuels pour un temps plein).

5. Appel à candidatures

Un appel à candidatures est lancé sur le site internet de l’Administration communale, sur le site de l’Union des Villes et Communes de Wallonie et dans les bureaux du FOREM.

Pour être recevables, les candidatures (lettre de motivation + C.V. + copie diplôme) sont à adresser :

- par courrier postal, à l’attention du Collège des Bourgmestre et Echevins, pour le 2 septembre 2022 au plus tard, date de la poste faisant foi ;

- par mail : bGF1cmEubGV2cmFpQG1vbnRpZ255bGV0aWxsZXVsLmJl.

6. Organisation d’épreuves de sélection

La sélection s’effectuera en trois étapes :

1. Sélection sur base des curriculum vitae reçus : seront sélectionnés les candidats présentant les diplômes et/ou les expériences professionnelles les plus pertinentes ;
2. Une épreuve écrite permettant de juger :

• de la connaissance de la langue française, orthographe et grammaire ;
• exercice de rédaction d’un courrier argumenté au départ d’un document.

3. Une épreuve orale permettant de juger les capacités techniques, la motivation et l’adéquation au poste à pourvoir.

7. Organisation du jury

Le jury sera constitué par le Directeur général.

8. Contact

Administration communale

Madame Laura LEVRAI

Rue de Marchienne 5

6110 Montigny-le-Tilleul

Téléphone : 071/609.902 entre 8h et 14h